一、请校方负责老师详细填写采集登记袋中下列内容：
学校名称：请填写学校全称。函授站点请先写总校名称，再标明函授站名称。
通讯地址：请注明详细的接收地址及门牌号，避免邮寄过程中出现误差。
联系人、电话：请用正楷填写姓名，联系电话前请加区号，以便联络。
学校代码：请填写国家教委备案的五位数代码。函授站点请填写总校的代码。
二、扫描、散拍工作：
根据教育部和省教育厅的规定，原则上不允许学生交照片扫描，对于个别函授站点和少数毕业学生因特殊情况实在不能参加采集照片的同学，允许其交一寸(或二寸)免冠照片(蓝底彩色)一张，并填好红色信息采集卡，进行扫描制作，但必须事先向学校老师或学生本人声明以下几点：
l、过扫描处理的上网图像效果相对较差。
2、由于扫描制作进度较慢，原则上总部只作上网图像，不再制作照片。学生在向总部提交照片扫描的同时，必须将同底的其他照片按校方的数量要求交付给学校，为其办理毕业证，如需制作照片请特殊标明。并在照片背后注明学生个人信息，请务必用铅笔填写，否则容易污染其他照片。
3、按照中国图片社要求：2005届图像采集散拍工作从2005年3月1日开始至5月31日结束，错过散拍时间的学生请按扫描要求交一寸(或二寸)免冠照片(蓝底彩色)一张给图像采集部扫描上网，同时把同底照片送学校贴毕业证；如果学生较多请各学校负责老师统一收集扫描照片。因新华社云南分社图像采集部搬迁到新办公楼办公，新办公楼地址：昆明市滇池路一红塔西路中段(马克波罗别墅隔壁)。为方便学生。2004年8月至2005年2月图像采集部每星期五接待散拍学生，其他时间不进行散拍，请各高校负责老师务必把散拍时间通知各位学生。
三、照片查询环节：
1、中国图片社总部自接到分社寄出图像到照片的寄出，整个过程将不超过6个工作日。对于散拍、扫描的学生照片其制作周期可能会适当延长，但最迟不超过12个工作日。
2、就整体流程而言，学校自学生拍摄结束到照片与光盘的返回，最长周期不应超过60个工作日。如未在此期限内收到照片，请务必致电北京总部查询。如超过三个月仍未查询，则总部对于(因未收到照片)补片要求只能提供有偿服务。
3．查询电话：
调度室：010--63072281、63076145、63076146
传真：010--63072464 E—mail：cpsmu@2K4-1@tom．com
数据库咨询电话：010--63071117、63076401
E—mail：cpsmu@yeah.net
邮寄部咨询电话：010--63072279、63076402
传真：010--53072237
以上电话供各学校老师、毕业学生联系，负责查询：各类设备技术咨询、光盘刻录咨询及数据咨询；各院校及学生个人邮寄记录。
学生上网信息的查询请到以下网址查询：
“中国高等教育学生信息网”：www．chsi．com．cn
四、校对勘误环节：
学校收到照片及数据光盘后，望尽快进行核实校对，核对日期请尽量不要超过一个月，如发现错误可按以下几种方式解决：
1、核对后发现缺个别学生照片，请立即将该学生的姓名、身份证号码邮寄或传真给北京总部(请务必盖上学校公章，否则不予办理)，并请注明联系人、地址和电话。总部在接到传真后5个工作日内将照片补发学校。
2、现有数据错误或数据错位的，请按《勘误表》上的填写要求仔细填写，快递或传真至北京总部(请务必盖上学校公章)，照片可照常使用。总部接到邮件或传真后，将对数据库内数据进行修改，并将修改后的图像数据E--mail给学校(没有E--mail地址的院校，总部将另刻光盘邮寄)。
4、所有寄往北京总部的《勘误表》望各院校留底备查。请将联系电话、联系人、地址填写清楚，便于后期联络。望尽量提供E--mail地址，便于数据修改后直接传输。对于错误信息，望学校能同时提供身份证号和姓名两项内容，以便后期数据库查询确认。
五、《机读卡》填涂注意事项：
1、必须按卡中的填涂要求用2B铅笔填写，保持卡面的清洁平整；对于区位码表中无法查到的汉字，请填涂0000，并在汉字旁加注汉语拼音，对于学号或身份证号中出现的英文字母或汉字，请一律在字母或汉字处同时填涂O，1。
2、少数民族学生的姓名，凡超过四个汉字的，一律不必填写汉字代码，须在机读卡中用正楷清楚填写学生的全名，由北京总部采用人工方式录入。
3、拍摄序号、学号和姓名，请一律按由左至右的顺序填写，中间不要空格。拍摄序号必须填满四位数，不足的可在前面加O，如：0001。
六、云南人才信息库登录注意事项：
云南人才信息库经改版升级后，信息量更强大，功能更加全面，通过与云南省教育厅、省劳动保障厅、省人事厅的合作，信息库收集了最新、最全、最权威的企业招聘信息。云南人才信息库真正成为可网络云南高校人才、聚集云南名牌企业的综合信息库。同时，云南人才信息库为广大毕业学生查询、核对自己的毕业信息提供最方便快捷的服务。
查询网址：http：//www．yn．xinhuanet．com，点击“云南人才信息库’’图标，或“就业’’栏目，进入后请输入身份证号修改信息。